SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BAB 6

BAB 6 

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

ORGANISASI DATA

       Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan membosankan. Masalah-masalah ini membutuhkan sedikit input dan sedikit output. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan jumlah input dan output yang sangat besar. Perusahaan sering kali membutuhkan komputer untuk memecahkan masalah yang sama, dengan input yang berbeda, secara berulang kali. Menghitung tagihan seorang pelanggan setiap kali penjualan dilakukan adalah satu proses sederhana yang dapat diulangi berkali-kali.

        Perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar di sistem informasi berbasis komputernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangun yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

Hirarki Data

        Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk file. Field data adalah unit data yang terkecil; mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Contoh field data dapat berupa kode untuk mata kuliah yang sedang anda ambil. Record adalah suatu koleksi fied-field data yang saling berhubungan. Pengguna secara logis akan berfikir bahwa field-field data di dalam suatu record akan terhubung, seperti kode mata kuliah yang akan memiliki hubungan dengan nama mata kuliah. File adalah koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.

         Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan. definisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada dibawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data. Menurut definisi yang lebih sempit, data perusahaan yang dikendalikan dan diadministrasi oleh sistem manajemen basis data akan dianggap sebagai basis data; file-file komputer yang terdapat di dalam komputer pribadi seorang manajer akan dianggap berada di luar basis data – yaitu, suatu basis data merupakan kumpulan dari semua data berbasis komputer. Akan tetapi, dalam bab ini kita akan melihat definisi yang lebih sempit – data yang berada di bawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data.

Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana

        Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam sutau spreadsheet. Karena banyak pengguna telah mengenal spreadsheet, ia dapat digunakan untuk memperkenalkan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data, sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field.

Flat Files

        Pertama yang dilakukan, kita perlu mendefinisikan satu jenis tabel tertentu, yaitu flat file. File datar (flat file) adalah sutau tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.

STRUKTUR BASIS DATA

         Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui sutau sistem manajemen basis data. Kita akan membahas tiga struktur standar, tetapi terdapat perhatian untuk mengembangkan struktur-struktur baru yang akan memproses data dalam jumlah yang dangat besar dengan lebih efisien.

         Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka dibelakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya. Inilah sebabnya mengapa basis data yang dikendalikan oleh suatu sistem manajemen basis data disebut sekumpulan data terhubung yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing of related data).

Struktur Basis Data Hierarkis

        Sistem manajemne basis data yang pertama, IDS (Integrated Data Store), dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standardisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language – CODASYL). Komite ini memiliki anggota dari pemerintahan, industri, dan akademisi sehingga standar yang diciptakan akan terbuka untuk semua pihak. CODASYL membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data ( Data Base Task Group) dan memberikannya tanggung jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data.

        Sistem manajemen basis data IDS mengikuti sutau Stuktur basis data hierarkis. Struktur hierarkis ini dibentuk oleh kelompok-kelompok data, subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi; jika nad menggambar struktur ini, ia akan terlihat seperti cabang-cabang dari sebuah pohon. Seperti cabang sebuah pohon, untuk mendapatkan satu record dari satu cabang ke satu cabang lainnya mengharuskan sistem manajemne basis data tersebut menavigasi kembali ke persimpangan umum dari cabang-cabang tersebut.

Struktur hierarkis untuk basis data pada awalnya populer karena ia bekerja dengan baik pada sistem pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri pesanan, piutang dan utang dagang. Tugas-tugas akuntansi seperti di atas adalah beberapa di antara operasi-operasi bisnis pertama yang dikomputerisasikan.

        Alasan lain dibalik kepopulerannya adalah karena struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya komputer secara efisien. Khususnya ketika sebagian besar record di dalam basis data akan digunakan di dalam suatu aplikasi. Organisasi ingin seluruh pelanggan mendapat tagihan, semua vendor dibayar, dan semua pesanan diproses. Untuk aplikasi-aplikasi ini, struktur hierarkis akan memanfaatkan sumber daya basis data dengan sangat efisien. Pada tahun 1960-an, ketika struktur hierarkis sedang dikembangkan, sumber daya komputer sangatlah mahal.

        Namun, ketika para manajer hanya menginginkan sedikit record terpilih saja dari sejumlah besar record di dalam dasis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien. Hal ini karena setiap record basis data hierarkis memiliki satu field yang menunjukan pada alamat penyimpanan dari record logis berikutnya di dalam basis data. Record-record tidak harus disimpan dengan susunan fisik yang berurutan di dalam sutau alat penyimpanan. Satu pointer akan menunjukkan record yang “berikutnya secara logis” (record setelahnya), dan sistem manajemen basis data akan mengambil record yang “berikutnya secara logis”. Akan tetapi, keputusan manajerial mungkin hanya membutuhkan satu record yang spesifik untuk menghadapi suatu masalah bisnis. Seorang manajer menginginkan satu record pesanan penjualan tertentu untuk menghadapi keluhan pelayanan dari seorang pelanggan tertentu, dan bukannya sebuah daftar yang berisi ribuan pesanan pembelian yang diterima pada hari itu.

Struktur Basis Data Jaringan

        Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.

        Struktur jaringan memecahkan permasalahan keharusan untuk menarik baik hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Secara konseptual, setiap record dalam basis data dapat menunjukan ke semua record lain di dalam basis data. Ibaratnya seperti meloncat ke setiap cabang pada sebuah pohon. Akan tetapi, rentang kemungkinan koneksi yang begitu lebar ini juga merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah paktis. Mengizinkan setiap record menunjuk ke record-record yang lainnya akan terlalu kacau. Bahkan profesional sistem informasi sekalipun akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan menggunakan basis data dengan menggunakan struktur jaringan.

Struktur Basis Data Relasional

        Organisasi bisnis tidak pernah secara luas menerapkan sistem manajemen basis data yang dibangun  berdasarkan struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk mengatasi masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data; yakni, mereka membutuhkan cara untuk dapat fokus pada subkelompok kecil data dan hubungan dari sepotong data ke dara yang lain tanpa harus melakukan navigasi melalui record data perantara dalam jumlah besar.

        Masalah lainnya adalah bahwa tabel-tabel di bagian cabang yang lebih jauh ke bawah hanya dapat dihubungkanke satu tabel yang lebih tinggi. Seperti selembar daun pada sebuah pohon, satu tabel hanya terkait pada hanya satu cabang saja.

        Terobosan muncul dari riset dasar mempergunakna aljabar relasional yang dilakukan secara independen oleh C. J. Date dan E. F. Codd. Pekerjaan mereka erat kaitannya dengan struktur basis data relasional yang merupakan struktur yang saat ini paling umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi bisnis. Struktur basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet. Relasi di antara tabel tidak disimpan sebagai penunjuk atau alamat; sebagai gantinya, relasi antara tabel bersifat implisit.

         Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, relasi dalam struktur basis data relasional adalah implisit. Relasi implisit (implicit relationship) dapat secara tidak langsung berasal dari kata. Ketika terdapat datu field (kolom) data yang sama dalam dua tabel, maka record (baris) dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilai field datanya sama.

          Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk secara implisit dengan mencocokan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami. Kemudahan penggunaan memiliki arti yang sangat penting. Ketika organisasi menjadi lebih “datar” (ketika telah direorganisasikan sehingga memiliki lapisan manajemne yang lebih sedikit), akan terdapat lebih banyak spesialis yang tersedia untuk mengumpulkan data dari sistem berbasis komputer dan membuat laporan bagi manajer. Para manajer dan staff profesional harus mengakses informasi secara langsung dari basis data agar dapat mendukung pengambilan keputusan yang mereka lakukan. Struktur mirip tabel dari sistem manajemen basis data relasional adalah sebuahn format yang dpat dipahami dengan cepat oleh manajer maupun staf profesional. 

Field-Field Kunci  

       menunjukan nilai-nilai dalam Tabel Buku dan menggambarkan konsep dari suatu kunci. Kunci  di dalam suatu tabel adalah satu field (kombinasi field) yang berisi satu nilai secara unik mengidentifikasi masing-masing record di dalam tabe.
 

Tabel-Tabel Yang Berhubungan 

      Anda dapat dengan mudah melihat hubungan antara tabel-tabel Mata Kuliah dan Proyek. Jika anda mengetahui proyek-proyek yang disyaratkan untuk mata kuliah berjudul “Literasi Sistem Informasi” anda harus menemukan nilai yang cocok di field data yang dimiliki bersama oleh kedua tabel. Field kode terdapat di kedua tabel dan memungkinkan data dikedua tabel tersebut disatukan atau dihubungkan.

Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)

        Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) adalah suatu aplikasi piranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis data & nama” formulir, jenis-jenis data, angka di belakang desimal, jumlah karakter, nilai” default & seluruh uraian field lainnya. 

Konsep Basis Data

         Record dalam basis data merupakan intuitif  urutan record yang ditampilkan dalam sebuah laporan yang merupakan cerminan dari urutan penyimpanan record di dalam disk komputer. Sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan data dan memperoleh independensi data. Independensi data  adalah   kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program aplikasi yang memproses data. 

MEMBUAT BASIS DATA

Menentukan Kebutuhan Data

        Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu sistem berbasis komputer. Ada 2 pendekatan dasar yang dipergunakan untuk menentukan kebutuhan data, yaitu:

1. Pendekatan yang Berorientasi Pada Proses

          Langkah-langkah digunakan perusahaan :

  

1)      Mendefinisikan masalah

2)  Keputusan dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang sudah teridentifikasi dan menjabarkan informasi.

3)      Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi

4)      Menentukan spesifikasi data yang diminta.

2. Pendekatan Pemodelan Perusahaan

       Kekuatan pendekatan pemodelan perusahaan adalah bahwa ia mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Jika perusahaan melakukan pemodelan data perusahaan, diskripsi dari seluruh data disebut model data perusahaan (enterprise data model). Proses dari atas ke bawah ini dimulai selama perencanaan strategis untuk sumber daya informasi.

Menggunakan Basis Data

         Kita biasanya berinteraksi dengan sebuah basis data dari sebuah komputer pribadi meskipun data tersebut berada ditempat lain dalam jaringan. Formulir, Laporan, dan quaery adalah metode metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu sistem manajemen basis data.

LAPORAN & FORMULIR

        Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Sebagian besar vendor peranti lunak manajemen basis data menawarkan GUI yang memudahkan pembuatan formulir dan laporan.

Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

Navigasi         

       Pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan mempergunakan basis navigasi yang berada di bagian bawah formulir. Icon "*” pada basis navigasi memerintahkan formulir untuk membuat satu record baru. 

Akurasi

        Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi tersebut dapat menentukan nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai numerik, dan aturan-aturan lain yang mendukung akurasi.

Konsistensi

        Konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk  menggabungkan record-nya ke tabel yang lain.jika pengguna salah memasukan field,maka record tidaka akan dapat digabungkan ke tabel-tabel yang lain.

Penyaringan

        Basis data dapat memiliki jumlah data sangat banyak. Pengguna mungkin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter). Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi.

Subformulir

         Saat pengguna memasukkan informasi mata kuliah, informasi proyek juga dapat di masukkan. Terdapat dua baris navigasi, satu untuk formulir, dan satu untuk subformulir. Entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis dihubungkan dengan record formulir.

Bahasa Query Terstruktur 

         Bahasa Query Terstruktur atau Structured Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh sistem manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan basis data.

 

Personel Basis Data

         Administrator basis Data memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas sumber daya basis data.Melalui keputusan yang mereka buat dan jumlah data yang diambil,pengguna akhir memberikan dampak yang sangat besar pada desain,penggunaan,dan efisiensi basis data.

Administrator Basis Data

         Spesialis informasi yang ahli dalam megembangkan, menyediakan, dan mengamankan basis data adalah administrator basis data (database administrator - DBA). administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data, Mereka  harus memiliki keahlian manajerial  maupun keahlian teknis yang tinggi. Scbuah perusahaan pada umumnya memiliki beberapa administrator basis data, yang dikelola oleh seorang manajer administrasi basis data.

Programer Basis Data    

         Programer basis data memiliki lebih banyak pengalaman dan pelatihan daripada programer-programer lain yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satu alasannya adalah bahwa basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrograman di dalam basis data, konsekuensinya dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat besar. 

Pengguna Akhir  

         Pengguna akhir membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

Keuntungan DBMS ( Database Manajemen System) :

•      Mengurangi pengulangan data

•      Mencapai indepedensi data

•      Mengambil data dan informasi dengan cepat

•      Keamanan yang lebih baik

Kerugian DBMS ( Database Manajemen System) :

•      Membeli peranti lunak yang mahal

•      Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar

•      Mempekerjakan dan memelihara staff DBA (Database Administrator).

Menurut saya sistem manajemen basisdata merupakan suatu struktur, rangkaian, sistem, atau keterkaitan suatu organisasi tertentu yang bertujuan untuk mempermudah pengguna dalam mengakses suatu data yang dibutuhkan. basisdata itu sendiri berbentuk satu kesatuan yang terintegrasi, dimana setiap bagian atau bidang memiliki atribut masing - masing tetapi masih saling berhubungan (sistem) dengan bidang lain sehingga membentuk suatu organisasi. Hasil dari sistem basisdata tersebut sangat membantu dan memudahkan  manajemen dalam mengakses informasi.

Daftar Pustaka :

McLeod, R & Schell, G.2012.Sistem Informasi Manajemen.Jakarta:Salemba Empat.